Een vraag die menig werkgever gesteld krijgt. Meestal kunnen ze hier ook geen gepast antwoord op geven. Niet alleen is de vraagstelling opportunistisch fout, maar ontbreekt het vaak aan een kader om dit eenvoudig na te gaan. Nochtans is het niet zo moeilijk.
Allereerst spreken we niet over een bedrijfsfiets. Een bedrijfsfiets is een fiets die toebehoort aan de werkgever met als doel dit zo te houden. Enkel in het geval van een poolfiets en technisch gezien de aankoopformule, kan er gesproken worden van een bedrijfsfiets.
Ten tweede kan je nooit een bedrijfsfiets ‘krijgen’. Elk goed dat van de werkgever naar de werknemer overgedragen wordt, hetzij in euro, dienst of een voorwerp, is een vorm van remuneratie en zal altijd onderhevig zijn aan lasten zoals taksen, voordeel alle aard of een loonruil.
Wat uiteraard de werknemer hier tracht te weten te komen is of er een ‘fietsleasing’ via het bedrijf mogelijk is. Is er een fietsplan? Wanneer dit niet zo is, is het een kwestie van na te gaan of een loonruil met een fiets mogelijk is. We controleren twee methoden: het maandelijks loon en een premie.
Via het maandelijkse loon
Een loonruil via het maandelijkse salaris loopt via het flexibel deel. Dit is het deel tussen het toegekende loon en het hoogste minimale gedefinieerde loon: barema of GGMMI. Wanneer u op barema betaalt, is er uiteraard geen flexibel deel.
Om toegang te hebben tot het leasen van een kwalitatieve fiets, dient u rekening te houden met een marge van circa 70 euro flexibel loondeel per maand of circa 0,40 euro flexibel loondeel per uur (ervan uitgaande dat de werknemer voltijds werkt). Uiteraard is dit sterk afhankelijk van de formule die u gekozen heeft of gaat kiezen voor uw fietsplan. Hier zijn enkele manieren om de maandelijkse lasten en dus ook de loonruil te minimaliseren:
Hoe hoger u de restwaarde van de fiets zet, hoe lager de leaseprijs en dus ook de maandelijkse impact.
Hoe langer de looptijd van de loonruil, hoe lager de maandelijkse impact.
Hoe minder diensten, hoe lager de maandelijkse impact.
Let op: optie 1 heeft een negatieve impact op het netto totaalvoordeel van de werknemer indien hij/zij de fiets wenst over te nemen op het einde van de leaseperiode. Dit omdat de restwaarde altijd netto betaalt dient te worden en er dus geen voordeel van de loonruil op rust.
Punt 2 heeft altijd een negatieve impact op het netto totaalvoordeel omdat de totaalkost hoger zal liggen door de langlopende rente en de langere periode van diensten.
Indien uit uw berekeningen blijkt dat er voldoende marge is in het flexibel loondeel, dan kan u dus de maandelijkse loonruil opnemen als methode in uw fietsplan. Sommige werkgevers verkiezen echter de administratieve eenvoud van de loonruil via de premie. Dit omdat het maandelijkse loon dient als rekenbasis voor tal van andere voordelen en deze idealiter worden opgenomen in de loonruilberekening. Hierdoor wordt deze berekening dus complex. Daarom kiezen dus vele werkgevers liever voor bijvoorbeeld de eindejaarspremie.
Via een premie
Een loonruil via een premie (meestal de eindejaarspremie) kan of kan bekomen worden als de premie gedeeltelijk of geheel mag vervangen worden door een evenwaardig voordeel welke gedurende het jaar waarin de premie toegekend wordt, toegekend is.
Analoog aan de loonruil op maandelijkse basis, dien je rekening te houden met een brutobedrag van het aantal maanden waarin de fiets toegekend werd * 70,- euro. Daarmee heeft u reeds een kwalitatieve fiets ter beschikking. U kan ook een volledig jaar in rekening brengen, ook al is er geen fietsleasing gebeurd gedurende het hele jaar. De werknemer bouwt zo een saldo op voor de volgende leasemaanden. Zo hoeft u maar een minimaal aantal keer de premie te herrekenen.
Wanneer u een fietsplan op 36 maanden heeft lopen, moet u zodoende slechts 3 premies herrekenen. Indien u pro rata rekent, en de leasing niet in januari start, dan dient u in het vierde jaar de laatste maanden nog te verrekenen.
Wat als de premie niet flexibel ingezet kan worden?
In sommige sectorale akkoorden is het voorzien dat de eindejaarspremie flexibel kan ingezet worden. De meerderheid van de sectoren heeft deze flexibiliteit niet. Indien de premie betaald wordt door de werkgever, kan een organisatie steeds een eigen CAO afsluiten die afwijkt van de sectorale CAO, waar de premie wel geflexibiliseerd wordt. Daarvoor dient minstens één van de vakbonden akkoord te gaan. Aangezien fietsleasing een vrijblijvende optie is op het loonpakket, is dit geen onoverkomelijke opdracht.